A közgyűlés ügymenetének biztosításához meg kell felelni a törvényi előírásoknak, ezért szükséges egy levezető elnököt, jegyzőkönyvvezetőt, és a tulajdonosok közül kettő jegyzőkönyv hitelesítőt választani. A tulajdonosok vagy meghatalmazottak közül bárki jelentkezhet. A jegyzőkönyv hitelesítésére a közgyűlésen jelenlévő tulajdonosok közül önkéntes jelentkezés alapján szavazunk. A közgyűlés hozzájárul ahhoz, hogy kizárólag a jegyzőkönyv elkészítésének támogatása céljából hangfelvétel készüljön. A hitelesített jegyzőkönyv elkészítését követően a hangfelvétel törlésre kerül. A hangfelvétel készítésével együtt sem történik szószerinti jegyzőkönyv készítés, mivel csak a határozat meghozatalához szükséges hozzászólások lényege a rögzítendő feladat. A közgyűlésről ezen kívül senki nem készíthet hangfelvételt, mivel arra a résztvevők nem adták jóváhagyásukat. Ezt követően a tulajdonosoknak el kell fogadnunk a napirendi pontokat és azok sorrendjét!